Lewati ke konten utama

07. Pergantian Staf & Sesi Kasir (Switch Staff)

Dalam operasional harian gerai, pergantian staf kasir antar jam jaga memerlukan pencatatan keuangan yang tertib dan akuntabel. Pada Flink POS, berlaku prinsip audit yang jelas: Ganti Staf berarti Ganti Shift.

Hal ini bertujuan agar seluruh penerimaan uang tunai dan transaksi penjualan selama jam kerja kasir sebelumnya dapat dipertanggungjawabkan secara mandiri tanpa tercampur dengan kasir pengganti.

1. Alur Resmi Pergantian Staf (SOP Ganti Shift)​

Sebelum melakukan Switch Staff, kasir yang sedang bertugas wajib menutup shift terlebih dahulu di menu Rekonsiliasi Kas (Reconciliation). Hal ini memastikan bahwa seluruh transaksi, penerimaan uang tunai, dan perhitungan fisik uang laci (Cash Count) terkunci secara akurat atas nama kasir yang bersangkutan sebelum diserahterimakan kepada staf pengganti.

Urutan pergantian staf berjalan dalam 3 tahap:

  1. Staf Lama: Menutup shift di menu Reconciliation (Close Shift).
  2. Serah Terima: Menekan tombol Switch Staff di bagian bawah sidebar untuk memilih staf baru dan memasukkan PIN.
  3. Staf Baru: Membuka shift baru di menu POS dengan memasukkan modal kas awal (Opening Float).

Ringkasan Tindakan & Sesi:​

TindakanKapan DigunakanMenu AplikasiEfek pada Sesi & Kas
Tutup Shift (Close Shift)Dilakukan oleh staf lama sebelum serah terima.Menu Reconciliation (CupertinoIcons.doc_text_fill)Sesi shift lama ditutup, menghitung uang fisik di laci (Cash Count), dan mengunci laporan audit atas nama staf lama.
Switch StaffDilakukan saat serah terima perangkat tablet.Tombol Switch Staff di bawah sidebar (CupertinoIcons.person_2_alt)Mengalihkan pengguna aktif ke staf pengganti melalui verifikasi 6 digit PIN tanpa menghapus lisensi toko.
Buka Shift BaruDilakukan oleh staf baru sebelum mulai berjualan.Menu POSMembuka sesi shift baru dengan mencatat modal kas kembalian awal (Opening Float) staf baru.
Wajib Tutup Shift Terlebih Dahulu

Sebelum menekan tombol Switch Staff untuk berganti orang, staf yang sedang bertugas wajib menutup shift terlebih dahulu di menu Reconciliation. Jika shift tidak ditutup, seluruh transaksi staf baru akan tercatat di bawah tanggung jawab shift staf sebelumnya.

2. Langkah Demi Langkah Pergantian Staf​

Langkah 1: Staf Lama Menutup Shift di Menu Rekonsiliasi​

  1. Buka menu Reconciliation (ikon dokumen CupertinoIcons.doc_text_fill pada sidebar kiri).
  2. Hitung fisik uang tunai di laci kasir (Cash Count).
  3. Tekan tombol "Close Shift".
  4. Pada dialog konfirmasi ("Are you sure you want to close this shift?"), tekan "YES, CLOSE SHIFT".
  5. Sistem menyimpan laporan rekonsiliasi kas beserta identitas PIC penutup shift ke database lokal dan server.

Langkah 2: Menekan Tombol Switch Staff​

  1. Pada bilah navigasi kiri (sidebar), gulir ke bagian paling bawah.
  2. Ketuk tombol "Switch Staff" (ikon dua orang CupertinoIcons.person_2_alt).
  3. Layar Pilih Staf (Staff Selection) akan terbuka:
    • Sesi login toko/outlet tetap tersimpan di latar belakang.
  4. Cari dan ketuk Kartu Profil Staf Pengganti.
  5. Masukkan 6 Digit PIN Keamanan milik staf pengganti.
  6. Tekan tombol konfirmasi masuk:
    • Sistem memvalidasi PIN secara instan di database lokal SQLite.
    • Dashboard terbuka dengan identitas staf baru yang aktif bertugas.
Membatalkan Pergantian Staf

Jika tombol Switch Staff tidak sengaja tertekan, staf cukup menekan tombol panah kembali (Back) di pojok kiri atas layar pemilihan staf untuk kembali ke layar aktif sebelumnya.

Langkah 3: Staf Baru Membuka Shift​

  1. Masuk ke menu utama POS.
  2. Karena shift sebelumnya telah ditutup oleh staf lama, sistem akan menampilkan proteksi "Shift Not Active".
  3. Tekan tombol untuk membuka shift baru.
  4. Masukkan nominal uang modal kas awal (Opening Float) yang dipegang staf baru.
  5. Tekan "Konfirmasi Buka Shift". Layar katalog kasir kini siap digunakan melayani pelanggan.

3. Akuntabilitas & Audit Trail​

Dengan mematuhi alur Ganti Staf = Ganti Shift:

  1. Identitas Kasir pada Struk: Transaksi penjualan baru otomatis mencantumkan nama staf baru pada cetakan struk thermal kasir.
  2. Pencatatan Audit Trail: Pada database transaksi lokal (SQLite) maupun server pusat, kolom id_user dan id_shift mencatat secara presisi siapa staf yang memproses setiap nota penjualan.
  3. Pemisahan Selisih Kas: Jika terjadi kelebihan atau kekurangan uang kas (Cash Variance), pemilik toko (Owner) dapat melacak secara akurat pada shift mana selisih tersebut terjadi.

Langkah Selanjutnya​

Pelajari lebih mendalam mengenai rincian penghitungan fisik uang tunai, pecahan uang (denominations), dan pembukuan selisih kas pada menu Rekonsiliasi:

Lanjut ke Modul 08: Rekonsiliasi Kas & Tutup Shift